Что наша жизнь? Проект!

Речь поведу о книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок? Искусство продуктивности без стресса» и своем опыте внедрения системы GTD. Интересуясь тайм-менеджментом и самоорганизацией, рано или поздно каждый услышит об этой книге. Из чистого любопытства и я прочитала Дэвида Алена, но решилась взять за основу систему GTD лишь через 2 года!

Ужаснулась громоздкости, обилию папок и бумаг, которые в оригинале предлагает использовать автор. Знаете, казалось, что только на создание и сортировку всего необходимого я потрачу уйму времени, а не сэкономлю и высвобожу его. Представлялась эдакая картотека-библиотека и минимум отдельный кабинет, чего уж точно у меня и в помине не было 🙂 А посему, книга прочитана и отложена. Обидно, что не взяла ни одного инструмента в работу. Осталось огромное недоумение, почему же все так восхищаются этой системой, как по ней живут? Злость на то, что я что-то не поняла и не оценила по достоинству заставила вернуться к книге «Как привести дела в порядок?»  и попытаться внедрить.

А все оказалось гораздо проще. Современная действительность предлагает массу планировщиков по системе GTD, как бумажных, так и электронных. А при некоторой оптимизации можно использовать и мой любимый Evernote. Я все же остановилась на бумажном варианте, т.к. именно в целях планирования электронные гаджеты не лучшие мои помощники.

Мой путь внедрения системы GTD:

  • Берем тетрадь на кольцах со сменными блоками, разделители и канцелярские листочки для записи.
  • Выписываем все дела, хотелки, идеи, задумки и даже мечты на листочки. Один листок — одно дело.
    Сначала я приступила к личной сфере, а потом к рабочей. Использовала листы разных цветов, чтобы визуально сразу разделить сферы.
    Получились увесистые стопочки — около 200 в личной и больше 100 в рабочей. Впечатлилась!
    Цель — разгрузить голову и сознание. Перестать ощущать, что я что-то забыла и соответственно думать, перебирать и вспоминать о делах в неподходящие моменты.
  •  Приступаем к сортировке.
    Важно разделить все дела на две категории — дела и проекты.
    Дела — это все то, что потребует для выполнения одного действия и оно займет не более 2-х минут.
    Делаем сразу, например, совершаем необходимые звонки, и листочек выкидываем.
    Проекты — все то, что подразумевает более одного действия. Например, поход в кино — это уже проект, ведь нужно выбрать фильм, сеанс, забронировать билеты и наконец, сходить посмотреть.
  • Отдельно сортируем проекты на те, что берем в работу и те, что можно отложить на время.
    Необходимо определить какие проекты возьмем в работу уже сейчас. Как правило, в первую очередь приступаем к тому, что пора было сделать еще вчера. Выписываем такие проекты в тетрадь на листок с заголовком «Мои проекты». Опять же, у меня есть лист «Мои личные проекты» и «Мои рабочие проекты».
    Часть проектов подпадает под категорию «Может быть когда-нибудь». Их просто на время откладываем прямо на листочках. У меня они сложены в файлик, объединены по тематике, например, «Привычки», «Дети», «Дом», а рабочие — «Рассылка», «Работы по сайту», «Идеи для статей».
  • Теперь нужно по каждому проекту продумать и записать ПЕРВЫЙ ШАГ.
    Удобно, если выбрать определенные контексты, например, по месту нахождения. Так мои контексты — за компьютером, поездки, звонки…
    Чтобы не запутаться, какой шаг относится к какому проекту, я записываю номер проекта в кружочек перед текстом шага.
    Смысл — делать шаг, вычеркивать и сразу же записывать следующий шаг по этому проекту.

Работать с системой нужно ежедневно для выполнения шагов, записи новых дел и еженедельно для пересмотра проектов, дополнения, внедрения проектов из списка «Может быть когда-нибудь».
Нужно все новые идеи, дела, проекты записывать ежедневно и складывать в специальный лоток, называемый «Входящие». У меня это небольшая корзинка на рабочем столе. Раз в неделю перебираем и сортируем по описанным выше правилам. Для себя я решила, что из списка «Может быть когда-нибудь» я внедряю по одному-два проекту в неделю, раз в месяц обязательно до 3-х привычек и хочушек. Знаете, я даже выделила категорию «Нереальное», в которую попали дорогостоящие проекты и их сложно внедрять даже каждый месяц, будь то покупка машины, путешествия, открытие бизнеса. И вот уже два проекта у меня в работе, я делаю маленькие шаги и уверенность, что они реализуются в ближайшем будущем у меня прибавилось.

Чуть не забыла. Есть еще такая категория, как «Справочные материалы». Это вся та информация, которая может Вам пригодиться для выполнения проектов — листочки, прайсы, интересные статьи. Их тоже нужно собирать, сортировать, использовать. Тут у меня основные сложности, т.к. не получилось с этим работать. Многое я коллекционирую опять же в Evernote, использую метки и для себя определилась, что это мой вариант справочных материалов по системе GTD.

Сложно было приспособиться к выполнению 2-х минутных дел, т.к. планировать я привыкла в выходные, а небольшие дела у меня в основном связаны со звонками в разные инстанции. Пробовала начать работать с сортировкой в понедельник, но энергетически для меня это уже бурный день и очень хочется проснуться уже с пониманием того, что важно на этой неделе. Поэтому я сортирую проекты и разбираю лоток «Входящие» в субботу, многие 2-х минутки выписываю списком на понедельник. Пока мне так удобно.

Я очень довольна, что смогла изменить свое решение и видение по поводу системы GTD. Это способствовало преодолению моего личного плато, поеданию многих лягушек и слонов. Ощущение, что продуктивность повысилась в разы помогает сдвигать следующие горы 🙂

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *